东光物业 · 数字人力 3.0
操作指南全流程速查 · 岗位操作卡 · 系统直达
全流程速查 · 岗位操作卡 · 系统直达
底册发起、审批完结、加班审核、算薪锁表与发薪全流程闭环
项目文员 / 总部人事：全量底册发起报送
项目经理 & 集团管理层 & 项目文员
项目部 / 集团管理层 / 总部专岗
【权限机制答疑】针对花名册导入权限时有时无的疑问，系系统采用“上线初期集中建档”与“日常正规化运营”两阶段权限设计，请项目文员和经理知悉：
适用场景：项目刚上线接入时，需一次性批量录入大量历史在职/离职底册。
操作方式：文员可直接在【员工-花名册】使用自定义模板批量导入（临时权限）。
适用场景：历史数据导入完毕后，系统收回花名册直接导入权限。
操作方式：所有新员工入职必须严格走【异动管理-入职】发起审批流，经经理审批后自动归档。
初期花名册批量导入；常态化在【异动管理-入职】提审批。
经理审批通过，生成在职正式花名册档案。
员工下载APP，手机号登录并录入首次打卡人脸。
文员将员工加入排班分组，并在薪资档案中维护基本工资、岗位工资。
员工在考勤范围内拍照打卡、提补卡假单。
文员从【考勤-出勤记录】代发起补卡、休假、加班、调班单。
转正、岗位调动、离职等变动发生时及时提起。
文员/人事提起入转调离、离职档案、出勤记录及每月工资收集表。
经理批完3号单据；发起人催办在途；文员发起【加班单-带薪资资格】。
审批通过常态入职流程后，系统自动生成花名册档案，并自动排期试用期转正提醒。
使用登记手机号验证码登录。首次打卡进行人脸采集录入底册。
将员工加入对应排班分组，并必须在【薪资档案】中录入维护基本工资、岗位工资。
在考勤范围内拍照打卡；有考勤异常时在 APP 自助发起补卡或请假。
进入【考勤-出勤记录】点击右上角【代发起审批】，根据场景选择补卡单、加班单、休假单、外出单、出差单、调换班单并提交审批。
发生变动时及时提单。岗位调动且带调薪的必须在调动表单里一并填写。
集团财务岗完成个税申报明细表申报与税款缴纳，全月薪资税务闭环。
| 阶段 | 步骤名称 | 责任主体 | 系统具体入口 | 关键动作与重要操作提示 |
|---|---|---|---|---|
| 一、入职建档 | 1. 入职登记与导入 | 项目文员 | 【花名册-导入】(初期) 或 【异动管理-入职】(常态) |
🔹 初期建档：文员职位带“（试运行）”，用自定义模板在花名册批量导入历史员工。 🔹 常态入职：无试运行后缀，必须在【异动管理-入职】逐个提审批，经理审批后生效。 |
| 2. 入职审批生效 | 项目经理 | 【员工自助-审批-我审批的】 | 审批通过常态入职流程后，系统自动生成花名册档案，并自动排期试用期转正提醒。 | |
| 3. APP激活与录脸 | 新员工 | 手机“宁波银行数字人力”APP | 使用登记手机号验证码登录。首次打卡进行人脸采集录入底册。 | |
| 4. 排班与定薪绑定 | 项目文员 | 【考勤-排班管理】 【薪资-薪资档案】 |
🔹 将员工加入排班分组，并在【薪资档案】中维护基本工资、岗位工资。
【重要提示】：新员工必须及时维护定薪档案，若不填写薪资将直接导致后续算薪取数失败、严重影响员工当月工资正常发放！
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| 二、日常运转 | 5. 员工日常打卡 | 员工本人 | 手机 APP 工作台 | 在考勤范围内拍照打卡；有考勤异常时在 APP 自助发起补卡或请假。 |
| 6. 文员电脑端代提 | 项目文员 | 【考勤-出勤记录】 【代发起审批】 |
进入【考勤-出勤记录】点击右上角【代发起审批】，根据场景选择补卡单、加班单、休假单、外出单、出差单、调换班单并提交审批。 | |
| 7. 日常异动管理 | 项目文员 | 【异动管理】 (转正/调动/离职) |
发生变动时及时提单。岗位调动且带调薪的必须在调动表单里一并填写。 | |
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三、月度冲刺
(3-5-8铁律)
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8. 上月全量底册发起提报 【每月3号前】 |
项目文员 总部人事 |
【异动管理】/【花名册】 【考勤-出勤记录】 【每月工资信息收集】 |
🔹 入转调离：新增合同信息，提交入职/调动审批；离职人员审批后方可调动。
🔹 离职档案：当月人员离职发起【离职请示】，由总部审批。
🔹 出勤记录：代发起请假、公出、补卡等单据，审批后实时更新出勤。
🔹 工资信息：在员工自助中提交【每月工资信息收集表】。
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| 9. 基础审批完结 & 加班资格发起 【每月5号前】 |
项目经理 集团管理层 文员/发起人 |
【员工自助-我审批的】 【流程台账】 【考勤-加班管理/审批】 |
🔹 管理层审批：项目经理及集团总部管理层于 5 号前全部审批通过 3 号前提报的各项底册单据，清空待办。
🔹 在途跟催催办：涉及上级领导审批的单据，文员必须在【流程台账】主动查节点催办，确保 5 号前归档，防止在途作废导致 8 号考勤锁表异常！
🔹 加班单-带薪资资格提起：文员于 5 号前完成【加班单-带薪资资格】发起，由项目负责人审批带薪工时，保障算薪时效。
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| 10. 加班审批审核 & 考勤月报锁表 【每月8号前】 |
项目经理 总部专岗 项目文员 |
①【考勤-加班审批】 ②【考勤月度汇总-锁表】 ③【薪资-薪资档案】 |
🔹 加班单审批完结：项目部与集团总部管理层于 8 号前全部审批完成加班带薪资格。
🔹 总部批量审核：总部人事专岗完成项目部加班带薪资格批量审核操作。
🔹 考勤月报【锁表】：核对全员实际出勤、假勤后，点击【重新计算】并执行【锁表】。
🔹 维护薪资档案：核对并补齐当期定薪调薪档案，数据锁定交由总部核算。
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四、算薪发放
(8日~15日~下月15日)
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11. 四维数据确认、核算与发放 【8日~15日前】 |
总部HR/专岗 集团财务 |
【薪资核算】 【薪税通】 银行代发 |
🔹 8日起确认数据：总部确认算薪人员名单、上月考勤汇总表数据、本月绩效结果、各险种社保扣减明细。
🔹 15日前核算与审批：自动计算月度薪资，生成工人工资表，项目部/总部各级审批签字与对账，生成发薪报表及发放凭证。
🔹 15日前薪资发放：集团财务岗完成集团和各项目部薪资发放。
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| 12. 个税申报与缴款 【下月15日前】 |
集团财务 |
【个税管理系统】 【薪税通】 |
集团财务岗完成个税申报明细表申报与税款缴纳，全月薪资税务闭环。 |
用于项目经理快速批量处理积压的请假、补卡、入转调离等各类待办单据。
项目建立初期批量录入底册，或修改现有员工档案。
项目文员在电脑端替一线员工发起请假、出差、外出、补卡、加班、调休等审批。
为项目员工进行月度轮班调整或批量导入班次。
入转调离完结后，维护薪资档案准确性，发起调薪审批流。
核对全员月度实际出勤、假勤与加班工时，锁定数据供总部核算薪资。
完成考勤锁表后，上报每月变动的工资加减项与出勤口径。
针对员工历史调休额度不足导致调休单导入报错的痛点，实行“先全转调休保障文员导入，月末经理决策转薪报批”的集团暂行办法。
汇集官方操作手册全部标红提示与实操避坑要点，遇阻请先对照自查
【手册标红规则】：花名册直接批量导入权限仅对职位带有“（试运行）”后缀的文员开放，用于新项目接入初期集中导入历史在职与离职底册。
【解决办法】：若处于初期集中录入阶段，请联系系统管理员（刘老师）将职位修改为带“（试运行）”；若处于常态化运营阶段，直接导入权限已关闭，所有新入职员工必须通过【异动管理-入职】发起审批流。
【原因排查】：上月存在尚未完结的请假、补卡、出差、调休或入转调离等流程卡在项目经理或上级领导审批节点，未最终归档。
【解决步骤】：流程发起人（文员）进入【流程台账】查看滞留在哪位领导名下，主动电话/微信催促审批归档；全量办结后返回【月度汇总】点击【重新计算】，再点击【锁表】即可顺利锁定。
【手册核心机制】：加班单审批通过后，并不会直接生成调休额度！系统要求该时间段内必须有对应的有效打卡记录，取打卡记录与加班单时长的交集最小值作为有效时长，才会折算生成调休额度。
【排查办法】：检查员工加班当天是否有缺卡；在【考勤报表-假期余额表】中可实时核查员工可用调休余额。
【集团暂行办法·加班转调休与转薪】：为避免员工因历史调休额度不足导致调休单报错，当月所有加班单先统一全部转调休保障文员正常导入；月末由项目经理决策转薪资部分，以项目为单位提报【加班（各项目）】流程附表格，审批通过后自动抄送总部人事后台统一扣减调休额度并导入薪资（详见操作卡片 8）。
【前置校验】：提交调薪前，必须确保当前员工无其他审批中的调薪流程，且调薪生效月不存在多条薪资记录，否则系统直接拒绝发起。
【填写规范】：发起调薪时选择的必填规则在进入审批单页面后均不可二次修改，请仔细核对；若是“岗位调动同时带调薪”，必须在【异动管理-调动】里发起，严禁在此模块重复提单。
【APP操作机制】：首次打卡时，第 1 次人脸识别是采集录入底册人脸；第 2 次人脸识别才是正式考勤打卡，识别通过且页面提示“打卡成功”方为有效出勤。
【修改个人信息】：员工在 APP 切换至【我的】页面可自行修改个人非敏感基础信息，无需额外发起审批流。
【手册标红规则】：如新项目涉及新合同公司主体，需在【组织-法律实体】里进行维护，适用对象务必选择“祖琳娜老师”（详见《组织人事操作手册-法律实体》章节）。
【操作提示】：若未正确维护法律实体或选错适用人，后续新员工入职合同时将无法关联到合规签约主体。
【系统必填规则】：系统在【异动管理-入职】填报新员工档案时，默认将【历史社保年限证明】设为了强制必填的附件项。
【解决办法】：若该拟录用员工此前从未缴纳过社保、无历史参保证明，直接上传一张空白纸（或手写注明“从未参保/无历史社保”的空白纸）照片作为附件上传即可！ 系统识别到有图片附件即可顺利通过必填项校验并提报审批。
【手册标红规则】：项目管理人员信息导入后，必须为其添加一条【公司内兼任】记录，兼任部门必须选择对应项目根节点（如：北京东光物业/总部直管项目/XX项目），切勿选到具体的XX项目XX组！兼任时间选当天之前的任意时间（如2026-01-01）。
【重要提示】：此配置关系到管理人员能否具备项目所有子班组人员的管理与审批权限；若该员工调离项目，必须同步删除该兼任记录。
【手册警示红线】：系统目前无历史版本回退功能！一旦改错覆盖无法一键还原。
【操作铁律】：① 若排班设置了循环周期，无需每月重复导入；② 如手动调整较频繁，改动前第一步必须先点右上角【导出】备份一份 Excel 留底，确认无误后再执行批量修改。
【手册标红规则】：填写导入模板时，必须同时填写“姓名 + 手机号/证件号”两项内容！若仅填写姓名，遇到同名同姓员工时会导致系统匹配失败或数据错误覆盖。
【查看位置提示】：此表单属于初始化应用，其审批进度仅在【员工自助】中展示，在【流程台账】中不可见，请文员直接在员工自助中查看审核进度。
【手册标红铁律】：由于算薪取数需要，调动审批流程走完后，需人事老师手动进行【确认调动】才能完成流程归档：
🔹 上月发生的调动：本月计算上月薪资前，必须确保上月调动全部归档完结。
🔹 本月发生的调动：必须在上月薪资算薪完毕后，再进行归档！严禁提前归档，否则会导致上月考勤与薪资所属项目混乱。
【操作方法】：若定位发生偏差显示为外勤，员工仍需点击外勤打卡，人脸识别成功后按提示填写出勤事由并提交外勤单，经项目经理审批通过后计入正常出勤。
【员工补卡】：在考勤打卡页面右下角点击【补卡申请】，或通过【工作台】-【审批申请】-【补卡】提交缺失打卡审批。
【手册警示红线】：在【员工-已离职】页面，可为已离职人员开具离职证明，也可将其加入系统黑名单。处于黑名单中的人员在再次入职时会被系统直接强制拦截阻断，无法发起入职审批。
【解除方法】：如项目确认需重新聘用并移除黑名单，项目文员/经理无权自行解封，必须联系总部人力老师进行资质复核与系统移除解绑。